Dokumentenmanagement

Dokumenten- und Workflowmanagement

Gemeinsam mit Ihnen untersuchen wir Ihre bestehenden Prozesse und Ihre Anforderungen an eine elektronische Dokumentverwaltung. Wir analysieren und klassifizieren Ihre Dokumente nach fachlichen Gesichtspunkten und Sicherheitsanforderungen und unterstützen Sie bei Festlegung einer geeigneten elektronischen Ablagestruktur, bei der Verschlagwortung der Dokumente - einer wesentlichen Voraussetzung zum gezielten Wiederfinden - sowie bei der Definition des Lebenszyklus der Dokumente.

Wir unterstützen Sie bei der Digitalisierung Ihrer Altarchive, bei einer elektronischen Verarbeitung Ihrer Eingangspost und bei der Bearbeitung und Archivierung Ihrer aktuellen Dokumente.

Durch die Hinterlegung von definierten Abläufen standardisieren und optimieren wir Ihre Dokumenterstellung und -bearbeitung. Die Verwendung einheitlicher Vorlagen, gezielte Weiterleitungen an andere Bearbeiter, Fristüberwachungen oder das Hinterlegen von Wiedervorlageterminen sind dabei wichtige Eckpunkte.

Großen Wert legen wir auf die Sicherheit Ihrer Dokumente. In Zusammenarbeit mit Ihnen erarbeiten wir die für Ihr Unternehmen passende Zugriffs- und Rechteverwaltung.

Ihre Vorteile:

schneller und gezielter Zugriff auf Dokumente, auch parallel von verschiedenen Standorten aus
zentrale, redundanzfreie und somit konsistente Dokumentenablage
Langfristige Lesbarkeit und Revisionssicherheit der Dokumente
Gewährleistung der Sicherheit, des Daten- und Zugriffsschutzes
Einhaltung der gesetzlichen Archivierungsrichtlinien und -fristen
Verkürzung der Durchlaufzeiten von Dokumenten
Einsparung oder Auflösung von Papierarchiven
Steigerung der Effektivität und der Anwenderfreundlichkeit